Aula 2: Gerencie a lista de tarefas

Bem-vindo ao segundo dia do nosso minicurso, “Do Caos à Clareza – Domine as suas ideias e tarefas criativas”. Hoje, vamos concentrar-nos num dos maiores pontos de dor para a maioria dos empreendedores criativos: Gerenciar a lista interminável de tarefas.

O Presidente Dwight D. Eisenhower disse uma vez: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.” Esta poderosa visão levou à Matriz de Eisenhower, uma ferramenta simples mas poderosa para priorizar tarefas com base na urgência e importância.

A matriz é dividida em quatro quadrantes que classificam as tarefas com base em dois critérios:

Importância: Contribui para os seus objetivos ou resultados principais.

Urgência: Necessita de ação imediata ou tem um prazo iminente.

Ela divide as tarefas em quatro categorias:

1 – Urgente e importante: Tarefas que precisam de ser feitas imediatamente.
Exigem atenção imediata e são cruciais para os objetivos estabelecidos.
 

2 – Importante, mas não urgente: Tarefas que precisam ser planeadas.
São tarefas essenciais mas que podem ser agendadas para um momento posterior.
 

3 – Urgente, mas não importante: Tarefas que podem ser delegadas, se possível.
Exigem Ação imediata por vezes por imposições legais, mas não contribuem significativamente para os objetivos.
 

4 – Não urgente ou importante: Tarefas que podem ser feitas mais tarde.
Consomem tempo e não criam valor real no negócio.

---

Vamos usar a Ana novamente, da tarefa de ontem.

Eis o aspeto do dia de trabalho da Ana utilizando a Matriz de Eisenhower:

Urgente/Importante:

• Reunir-se com o cliente para discutir os requisitos do projeto do logótipo.
• Esboçar os conceitos iniciais do logótipo.

Importante/Não urgente:

• Navegar no banco de ideias “Design Inspirations” para obter inspiração para o design do logótipo.
• Preparar uma proposta de projeto para um potencial novo cliente.

Urgente/Não importante:

• Responder a emails de clientes.
• Faturação e tarefas administrativas.

Não urgente/não importante:

• Pesquisa para projetos futuros.
• Navegar nas redes sociais.

Ao utilizar a Eisenhower Matriz, a Ana pode dar prioridade às suas tarefas de forma eficaz, concentrar-se no que é verdadeiramente importante e reduzir a sensação de sobrecarga.

---

Atividade Prática:

1 – Escreva a sua lista de tarefas para o dia.

2 – Prioriza as suas tarefas baseadas nas categorias de Eisenhower.

1 – Urgente e Importante:	2 – Urgente, mas não importante:
3 – Importante, mas não urgente:	4 – Não Urgente nem Importante:

3 – Reordene a sua lista de coisas a fazer com base da matiz de Eisenhower.

4 – Crie a disciplina de registar na sua agenda as tarefas.

---

Reflexão:

Agora que o seu dia está organizado, deixe nos comentários, como acha que o seu dia vai correr.

Sente-se menos sobrecarregado?

Escreva nos comentários os seus pensamentos e observações.

Um brinde a um dia de trabalho mais organizado e menos sobrecarregado!