Bem-vindo ao segundo dia do nosso minicurso, “Do Caos à Clareza – Domine as suas ideias e tarefas criativas”. Hoje, vamos concentrar-nos num dos maiores pontos de dor para a maioria dos empreendedores criativos: Gerenciar a lista interminável de tarefas.
O Presidente Dwight D. Eisenhower disse uma vez: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.” Esta poderosa visão levou à Matriz de Eisenhower, uma ferramenta simples mas poderosa para priorizar tarefas com base na urgência e importância.
A matriz é dividida em quatro quadrantes que classificam as tarefas com base em dois critérios:
Importância: Contribui para os seus objetivos ou resultados principais.
Urgência: Necessita de ação imediata ou tem um prazo iminente.
Ela divide as tarefas em quatro categorias:
1 – Urgente e importante: Tarefas que precisam de ser feitas imediatamente.
Exigem atenção imediata e são cruciais para os objetivos estabelecidos.
2 – Importante, mas não urgente: Tarefas que precisam ser planeadas.
São tarefas essenciais mas que podem ser agendadas para um momento posterior.
3 – Urgente, mas não importante: Tarefas que podem ser delegadas, se possível.
Exigem Ação imediata por vezes por imposições legais, mas não contribuem significativamente para os objetivos.
4 – Não urgente ou importante: Tarefas que podem ser feitas mais tarde.
Consomem tempo e não criam valor real no negócio.
Vamos usar a Ana novamente, da tarefa de ontem.
Eis o aspeto do dia de trabalho da Ana utilizando a Matriz de Eisenhower:
Urgente/Importante:
- Reunir-se com o cliente para discutir os requisitos do projeto do logótipo.
- Esboçar os conceitos iniciais do logótipo.
Importante/Não urgente:
- Navegar no banco de ideias “Design Inspirations” para obter inspiração para o design do logótipo.
- Preparar uma proposta de projeto para um potencial novo cliente.
Urgente/Não importante:
- Responder a emails de clientes.
- Faturação e tarefas administrativas.
Não urgente/não importante:
- Pesquisa para projetos futuros.
- Navegar nas redes sociais.
Ao utilizar a Eisenhower Matriz, a Ana pode dar prioridade às suas tarefas de forma eficaz, concentrar-se no que é verdadeiramente importante e reduzir a sensação de sobrecarga.
Atividade Prática:
1 – Escreva a sua lista de tarefas para o dia.
2 – Prioriza as suas tarefas baseadas nas categorias de Eisenhower.
| 1 – Urgente e Importante: (escrever aqui) | 2 – Urgente, mas não importante: (escrever aqui) |
| 3 – Importante, mas não urgente: (escrever aqui) | 4 – Não Urgente nem Importante: (escrever aqui) |
3 – Reordene a sua lista de coisas a fazer com base da matiz de Eisenhower.
4 – Crie a disciplina de registar na sua agenda as tarefas.
REFLEXÃO:
Agora que o seu dia está organizado, deixe nos comentários, como acha que o seu dia vai correr.
Sente-se menos sobrecarregado?
Escreva nos comentários os seus pensamentos e observações.
Um brinde a um dia de trabalho mais organizado e menos sobrecarregado!
Vamos por em prática ?
Dê o primeiro passo rumo à clareza e ao controlo total da sua rotina. Este é o momento de investir em si mesmo e nas suas prioridades. O caos não tem de fazer parte do seu dia a dia!
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